Demeurer actif au sein d’un réseau peut s’avérer difficile lorsqu’on ne voit pas les membres du groupe au quotidien. Heureusement, diverses fonctionnalités de Microsoft Teams aident à rester en contact, à organiser les communications, à conserver un registre détaillé de tout ce qui a été dit et à éviter que les conversations vous submergent.
Une équipe se compose de personnes, de contenu et d’outils. Il s’agit d’un groupe pour lequel vous décidez de sa vocation et de son fonctionnement. Les conversations, fichiers et notes contenus dans les canaux de l’équipe ne sont visibles qu’aux membres de l’équipe. Le plus grand atout des équipes est leur grande flexibilité. Vous pouvez les rendre privées pour qu’elles soient accessibles par invitation seulement. Vous pouvez aussi rendre le groupe public et permettre à quiconque dans l’entreprise d’y adhérer (jusqu’à 10 000 membres). Peut-être aurez-vous besoin de créer une équipe pour gérer un lancement de produit à venir puis, une fois le projet terminé, l’équipe est dissoute. Peut-être voudrez-vous aussi former une équipe pour le département de comptabilité, lequel restera actif tant que le département existera.
Si vous devez organiser des personnes ou du contenu dans une équipe, vous pouvez le faire au moyen des canaux. Organisez le tout par sujet, objectif, projet, discipline, échéance. Créez un canal pour ce qui vous plaira. Tous les fichiers partagés dans un canal sont sauvegardés dans SharePoint. Vous pouvez faire en sorte que le canal soit ouvert à tous les membres de l’équipe ou le rendre privé pour sélectionner des personnes en particulier. Les canaux sont l’endroit où les communications ont lieu.
Pour rehausser le niveau d’organisation, vous pouvez utiliser des applications et des onglets dans une équipe. Pour trouver une application, cliquez sur « Applications » dans le menu de gauche et chercher une application précise ou parcourez les différentes catégories. Lorsque vous avez trouvé l’application voulue, cliquez sur « Ajouter ». L’application pourra alors être ajoutée en onglet dans un canal, une conversation de groupe ou une conversation individuelle au moyen du bouton « Ajouter un onglet ». Les onglets, quant à eux, permettent d’offrir un riche contenu Web interactif aux équipes.
Utilisez l’application Teams pour envoyer des invitations à une réunion. Pour participer à une réunion dans Teams, il suffit de suivre un lien. C’est aussi simple que ça.
Il est parfois plus simple d’esquisser un concept que de l’écrire. Pour ce faire, votre équipe peut utiliser un tableau numérique collaboratif ou un tableau blanc, comme disent les jeunes. Vous pouvez partager un tableau blanc avec tous les participants d’une réunion Teams pour qu’ils puissent le voir et l’utiliser. Après la réunion, le tableau blanc est sauvegardé dans un onglet intitulé « Tableau blanc » et se trouvera dans la galerie de l’application Microsoft Whiteboards. Vous y trouverez l’historique complet des tableaux blancs partagés en réunion.
En parlant de préserver les choses pour la postérité, Teams vient avec la transcription automatique et la sauvegarde en nuage. Chaque seconde de vos réunions et appels de groupe peut être sauvegardée dans le nuage si vous avez Microsoft Stream. Vous pouvez écouter d’anciens enregistrements ou chercher des transcriptions en saisissant un mot clé. Vous n’aurez donc plus jamais à vous en remettre à des notes de réunions incomplètes.
Teams sert autant à organiser des fichiers et du contenu que des personnes, et vous pourrez utiliser Teams pour afficher un aperçu de plus de 320 types de fichiers, voir le cycle de vie des documents, épingler des fichiers en tête de liste et plus encore. Bien entendu, vous voudrez avoir des copies de vos fichiers les plus importants, que vous pourrez sauvegarder directement sur votre bureau à partir de Teams en cliquant sur un simple bouton.
Teams s’intègre au réseau téléphonique commuté (RTC) public. L’intégration peut se faire de quelques façons, notamment au moyen du routage direct et des forfaits d’appels Microsoft. Les forfaits d’appels fonctionnent par abonnement en nuage, ce qui est pratique puisque vous n’avez aucun équipement à installer. Vous pouvez aussi utiliser votre jonction RTC avec le routage direct en vous connectant au PBX en nuage de Microsoft Teams. Si vous optez pour le routage direct, vous aurez besoin d’un contrôleur de session en périphérie. Vous pouvez envisager un contrôleur de session en périphérie virtuel comme la Voix en nuage Think 365 de ThinkTel.
Les conversations en temps réel peuvent être difficiles à suivre, en particulier quand l’équipe est grande. C’est pourquoi vous pouvez utiliser les @mentions, qui vous permettent de séparer vos messages personnels et listes de tâches des autres conversations moins pertinentes.
Si vous devez vous concentrer, vous pouvez mettre en veilleuse les conversations dans Teams. Rappelez-vous simplement de les réactiver lorsque vous êtes de nouveau disposé à parler aux membres de votre équipe.
The comments are closed.
OU
Remplissez le formulaire ci-dessous, et l’un de nos experts vous contactera.