Avantages d’éliminer le papier et 7 étapes pour y parvenir

On en parle depuis des années, mais voilà que cette vision est devenue réalité : l’avenir du monde du travail est sans papier !

Si vous songez à abandonner le papier au bureau, pourquoi attendre? Après tout, ce ne sont pas les bonnes raisons qui manquent. Votre entreprise en sortira gagnante, c’est certain.

Les avantages de réduire le papier

• Réduisez l’empreinte environnementale de votre entreprise en diminuant la quantité de déchets générés par le papier, l’encre en poudre, les cartouches d’encre, etc.
• Diminuez les coûts associés au papier, mais aussi aux imprimantes, photocopieurs, télécopieurs, encres, encres en poudre, services de déchiquetage, sans oublier les coûts d’entreposage des dossiers physiques.
• Réduisez vos coûts généraux grâce à de plus petits locaux et des besoins d’entreposage moindre.
• Améliorez la satisfaction de vos employés en diminuant l’anxiété et le stress causés par l’encombrement.
• Évitez le dédoublement des efforts associés aux formulaires papier à signer, aux remises de courrier en main propre et au remplissage manuel des formulaires.
• Augmentez l’efficacité au travail grâce à des systèmes de classement et de stockage numériques bien ordonnés et faciles à consulter.
• Améliorez le service à la clientèle et la productivité en profitant d’une réponse numérique rapide.

Les avantages sont évidents, mais renoncer au papier est un tournant difficile à prendre pour de nombreuses personnes, en particulier celles qui préfèrent leurs anciennes méthodes. S’adapter à de nouvelles méthodes comporte son lot de défis. C’est pourquoi la transition vers un environnement de travail sans papier ne se fait certainement pas du jour au lendemain.

Comme c’est le cas pour tout autre changement de processus, vos employés abandonneront plus facilement le papier si vous leur offrez des outils et des formations systémiques.

Comment procéder?

Faites-en l’essai au préalable

Attaquez-vous d’abord à votre propre charge de travail. Relevez les plus grandes sources de consommation de papier. Déterminez ensuite à quoi les documents servent, à quel endroit ils sont conservés ou comment en dispose-t-on. Cette analyse vous aidera à concevoir votre nouveau système numérique.

Mettez la technologie en place

Lorsque vous avez compris votre flux de travail et déterminé les plus importantes sources d’utilisation de papier, utilisez vos conclusions pour planifier les solutions technologiques qui conviennent à chaque étape du parcours du papier. Commencez par les aspects les plus importants : les modèles, les formulaires administratifs à remplir, un système de fichier clair et simple d’utilisation sur une plateforme de partage, des solutions de récupération numérique faciles d’utilisation et des options de partage de documents pour éviter les copies et l’impression.

Créez un système de classement sans papier

Renoncer au papier signifie que vous pourrez enfin dire adieu à vos classeurs, mais vous devrez malgré tout stocker vos fichiers numériques. Investir dans une solution de stockage de données numérique offrant la recherche rapide de fichiers et la sécurité à long terme vous demandera de procéder à quelques recherches, mais le jeu en vaut la chandelle si on tient compte de la sécurité, de la facilité d’utilisation et de l’efficacité.

Fournissez une formation approfondie

Les gens ne s’adaptent pas tous au même rythme ou avec la même facilité. Fournissez une formation générale et des ressources pour aider vos employés à intégrer les nouveaux processus et leur permettre d’apprendre, d’échouer, de tirer des leçons et de finalement réussir à appliquer vos nouveaux processus numériques.

Compliquez l’accès aux imprimantes et photocopieuses

Cette étape pourrait sembler délicate, mais compliquer l’accès à vos imprimantes et photocopieuses réduira la dépendance de vos employés à ces appareils. Vous pouvez notamment fixer des limites d’utilisation aux différents départements pour que l’ensemble de vos employés se conforment à la nouvelle politique. Ces éléments de dissuasion vous rapprocheront de votre but.

Remplacez les numériseurs et les télécopieurs par des versions en ligne

Une des étapes les plus faciles pour abandonner le papier est de passer à des solutions de bureau numériques. Les outils de numérisations et télécopies en ligne sont les plus faciles et rapides à adopter. Mieux encore, ces outils numériques stockent automatiquement les documents qui passent habituellement de main en main, notamment pour être remplis et signés par différentes personnes, ce qui réduit les étapes et accroît l’efficacité!

Fixez des objectifs de changement progressif

Comme c’est le cas pour toute nouvelle politique, les changements se produisent au fil du temps, et non du jour au lendemain. Fixer des buts à atteindre par étapes vous aidera à prioriser les changements à apporter en premier et à fixer les objectifs que l’équipe devra tenter d’atteindre. Vous pourriez ne jamais parvenir à éliminer complètement le papier, mais réduire votre consommation de 50 % après 3 ans ou de 80 % après 5 ans serait tout de même remarquable!

Quels systèmes sans papier allez-vous mettre en place en premier? Comment allez-vous concevoir vos nouveaux processus numériques?