Les ruptures sont éprouvantes.
En 2020, certains d’entre vous ont vécu des moments difficiles avec leur système téléphonique. La pression ajoutée par le télétravail vous a obligé à dire adieu à votre ancien système téléphonique pour en accueillir un tout nouveau. Dans votre nouvelle relation de communications unifiées, lequel de ces dix aspects vous a fait réaliser que c’était l’amour au premier appel?
Émojis et GIF
Les communications sont tellement plus plaisantes avec une touche d’émotions et de rapports humains. C’est pourquoi Microsoft Teams vous permet d’agrémenter vos messages d’émojis et de GIF. Même si vous n’êtes pas l’un en face de l’autre, vous pouvez tout de même démontrer votre intérêt.
Réception automatisée
Vous ne manquerez plus jamais d’appel important grâce à la réception automatisée qui agit comme une réceptionniste virtuelle. De plus, les fonctions de centre d’appels vous permettent d’utiliser un arbre décisionnel, d’aider vos clients à vous joindre rapidement ou de rediriger leurs appels quand vous n’êtes pas disponible.
Collaboration
Le partage de documents en temps réel vous évite d’envoyer le même document par courriel un million de fois aux membres de votre équipe. À la place, toute l’équipe peut se réunir pour y travailler et le modifier en direct pendant un appel.
Vous n’avez pas non plus à rater de séances de tableau blanc collaboratif. Les plateformes de communications unifiées comme Microsoft Teams donnent accès à un tableau blanc pratique lors d’un appel. Il n’y a aucune raison de manquer une autre bonne séance de remue-méninges au travail.
Tableau de bord téléphonique
Les meilleurs systèmes téléphoniques sont dotés d’un tableau de bord qui a de quoi rendre votre ancien système téléphonique jaloux. Ce portail a tout pour lui : beauté, intelligence et personnalité.
Peu importe l’ampleur et la complexité de votre système téléphonique, un bon tableau de bord vous permet de surveiller le tout au moyen d’un simple navigateur. Vous avez ainsi une vue d’ensemble de tous vos comptes et services. Vous pouvez consulter vos factures (chacune d’entre elles) et vos comptes clients sur demande. Vous pouvez examiner des graphiques et des tableaux de votre utilisation. Vous pouvez télécharger vos enregistrements détaillés des appels, récents ou anciens. Vous pouvez vérifier les tarifs d’appels, votre utilisation et toutes les statistiques d’utilisation auxquelles vous pouvez penser.
Alerte de statut
Vous voulez savoir si quelqu’un est libre pour discuter? Vous attendez le bon moment pour communiquer avec cette personne spéciale? Certaines plateformes de communications unifiées peuvent vous prévenir quand une personne devient disponible. Il va sans dire qu’on ne sous-entend rien de déplacé. Il est toujours de mise d’éviter d’interrompre les autres au travail.
Clavardage
Vous craignez de trop en faire en envoyant un courriel pompeux? Vous préférez une discussion informelle pour que les choses restent simples et légères? C’est ce qui rend le clavardage si merveilleux. Une réunion ou même un courriel est parfois de trop. S’il vous faut seulement 60 secondes pour poser une question rapide, le clavardage est l’outil idéal. Heureusement, il est intégré à votre tout nouveau système téléphonique.
Enregistrement d’appel
Fini les chamaillages sur ce qui a été dit ou non. L’enregistrement d’appel peut sauver une relation en fournissant un rappel clair de la conversation. Que vous vouliez la transcription écrite d’un enregistrement ou surveiller les appels du service des ventes pour vérifier que les pratiques exemplaires sont bien appliquées dans les conversations avec les clients, il vaut toujours mieux garder des traces comme on dit. Vous pouvez écouter de vieux enregistrements et même chercher un terme précis dans les transcriptions. Vous n’aurez plus jamais à vous fier à une vague impression ou à des notes incomplètes.
Renvoi d’appel et sonnerie simultanée
Vous voulez être facile à joindre en tout temps. Les systèmes téléphoniques virtuels rendent accessibles bon nombre de fonctionnalités, notamment la sonnerie simultanée. Ces technologies acheminent les appels à plusieurs endroits ou même sur différents téléphones. Dans certains cas, un numéro de téléphone virtuel dirigera les appels en suivant une liste de numéros prédéfinis pour un utilisateur donné.
Messagerie vocale par courriel
Une boîte vocale n’a pas à être agaçante. La messagerie vocale visuelle convertit les appels entrants manqués en courriel. Il est si pratique de pouvoir suivre tous les messages à un seul endroit : votre boîte de réception. Vous recevez ainsi le numéro de l’appelant et un fichier audio dans un joli paquet à votre attention.
Présence et statut des utilisateurs
Le statut de votre vie personnelle correspond peut-être à « C’est compliqué », mais le statut de votre présence en ligne sera bien plus simple. Réglez votre statut à « Ne pas déranger » ou « Occupé » pour indiquer aux gens que ce n’est pas le bon moment de vous parler. Mais si vous le voulez, vous pouvez toujours vous afficher comme « Disponible ».
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