Comment gérer des équipes à distance comme un pro

Lorsque votre équipe de travail se trouve dispersée aux quatre coins du pays ou du monde, les rencontres prennent une toute nouvelle dimension.

L’adoption croissante d’un horaire flexible, l’essor du travail à la pige et la hausse du nombre d’entreprises sans bureau officiel signifient que les gestionnaires et les propriétaires d’entreprise doivent exercer autrement leurs compétences en habiletés interpersonnelles et gestion des personnes.

Cette révolution nous a aussi appris que les télétravailleurs ont besoin de communiquer tout autant que les équipes locales, voire davantage, pour avoir le sentiment que leurs contributions sont importantes et se sentir valorisés sur le plan personnel.

Nous vous présentons ainsi quelques techniques de gestion efficaces pour veiller à ce que vos équipes à distance soient productives, heureuses et soudées. Vous y trouverez aussi des recommandations technos pour les mettre facilement en œuvre.

1. Planifier régulièrement des réunions d’équipe et rencontres personnelles

Nous ne parlons pas ici de planifier des réunions simplement pour le principe.

Nous recommandons plutôt d’organiser des réunions planifiées et hebdomadaires auxquelles tous les membres de l’équipe participeront pour aborder l’avancement des projets et les charges de travail, ainsi que les besoins et questions générales de chacun.

Plus la fréquence des réunions est élevée, plus l’équipe sera soudée et motivée. Le résultat? Un plus grand niveau d’engagement et d’indépendance de la part de chacun des membres lorsqu’ils se retrouvent à nouveau seuls.

Nous avons constaté que la tenue de réunions générales une ou deux fois par semaine instaure des conditions idéales pour aider les membres de l’équipe à se sentir en contrôle, soutenus et stimulés par rapport à leur travail.

Les rencontres personnelles sont aussi importantes pour répondre aux questions et préoccupations que la personne pourrait avoir, lui fournir des commentaires personnalisés et renforcer la relation de travail.

Outils recommandés : Skype, Zoom, GoToMeeting

2. Maintenir des communications quotidiennes

Simplement parce que votre équipe ne peut pas se visiter de cubicule en cubicule ou aller dîner ensemble n’empêche pas pour autant les discussions informelles de tous les jours. Ces communications sont bénéfiques pour la collaboration au sein des équipes dispersées.

Prendre des nouvelles de ses collègues, se raconter les activités de la fin de semaine, exprimer quelques vulnérabilités professionnelles ou rire de bon cœur contribue énormément à créer une impression d’ouverture, peu importe la distance. Au nombre des bénéfices, soulignons aussi les gains de productivité.

De plus, lorsque les communications sont bien établies, vous pouvez plus aisément détecter les signes de surcharge, de stress, de confusion ou de retard, lesquels pourraient être signalés par un silence radio.

Outils recommandés : Skype Messenger, Slack, Flock

3. Prioriser les procédures et la gestion de projets

Votre équipe pourrait avoir du mal à s’acquitter de certaines tâches allant de l’acheminement du travail à la facturation, à utiliser différents outils ou à trouver de l’information. Il est important de fournir des procédures standard, des outils de gestion de projets clairs et des guides de formation facilement accessibles pour aider les équipes dispersées à trouver ce dont elles ont besoin, quand elles en ont besoin.

Bien sûr, l’idéal est d’avoir des procédures bien établies dès le départ, mais il n’est jamais trop tard pour commencer à organiser vos pratiques et vos projets.

Outils recommandés : MS Project, Basecamp, Asana, Trello, Looop

4. Bâtir une culture forte

L’établissement d’un sentiment de communauté peut sembler plus naturel au sein d’un environnement en personne, mais il s’avère particulièrement important dans un environnement de travail à distance.

Mettez à profit la technologie pour célébrer différents événements, des anniversaires jusqu’aux jalons de l’entreprise. Il est possible de le faire en planifiant des fêtes d’équipe par vidéoconférence, en transmettant des marques d’appréciation relatives à la réussite d’un projet ou même en créant des cartes ou des GIF amusants pour alléger l’ambiance et faire sourire les gens.

Favorisez les rapprochements au sein de votre équipe, aidez-les à se sentir inclus et appréciés, et voyez à quel point l’engagement, la fierté et la productivité s’en trouveront bonifiés.   

Outils recommandés : Recognize, Applauz, Kudos, BoxFox

5. Prendre les devants

Tout le monde veut avoir l’impression de faire partie de quelque chose de plus grand qu’eux. Vous savez que les membres de votre équipe sont indépendants, capables, dignes de confiance et importants, mais c’est en leur disant qu’ils s’épanouiront.

Il est essentiel de communiquer régulièrement avec les membres de votre équipe, de leur faire part de votre vision et vos objectifs et de se montrer transparent pour les aider à s’ouvrir, à mieux se connaître mutuellement et à se sentir à l’aise d’exprimer leur opinion. Mais ils ne le feront pas tant que vous n’instaurerez pas le changement.

Outils recommandés : n’importe lesquels des outils que nous avons suggérés ci-haut! L’important est de choisir les outils qui vous conviennent le mieux, à vous et à votre équipe, et de les utiliser de façon constante.