La forte hausse de télétravail qu’on connaît aujourd’hui s’explique par l’épidémie de COVID-19, mais nous croyons qu’une fois la situation revenue à la normale, un grand nombre d’entreprises adopteront des pratiques de télétravail. Pourquoi? Parce qu’elles auront fait l’expérience des avantages que le télétravail offre dans les bonnes circonstances au chapitre du rendement.
Le travail à domicile se fait de différentes façons. Certaines entreprises fonctionnent exclusivement à distance. D’autres offrent des heures de travail flexibles à leurs employés. D’autres encore demandent à leurs employés qui font du télétravail de travailler quelques jours par semaine au bureau. Les programmes de télétravail efficaces ont tous un point en commun, à savoir une politique en place qui fournit une orientation claire aux employés.
Voici quelques points à prendre en considération lorsque vous élaborez votre première politique de télétravail.
Bien souvent, l’équipe des TI est mise à contribution trop tard dans le processus. Avec les menaces informatiques qui se multiplient (rançongiciels, hameçonnage ciblé, collecte de données, etc.), les TI devraient compter parmi les premières personnes consultées lors de l’élaboration d’une politique de télétravail. Aurez-vous besoin d’un réseau privé virtuel? Est-il adéquat que les employés travaillent à partir de leurs appareils personnels? Comment vous assurerez-vous que les données sont transmises sans risque de compromission? Comme il n’existe aucune approche universelle, consultez votre équipe de TI afin de concevoir une solution sur mesure et sécuritaire pour votre entreprise.
Il est inévitable que des pertes découlent du manque de communications quotidiennes en personne. Que perdons-nous au juste? Le langage corporel, l’intonation et la créativité qui ressort des interactions entre employés.
C’est pourquoi il est important d’investir dans des systèmes de communication qui offrent une expérience d’utilisation sans coupure, que ce soit pour le partage de données, les discussions informelles ou l’organisation d’une réunion où tous les participants travaillent à distance. Nous parlons souvent des systèmes de communications unifiées puisqu’ils jouent un rôle important dans la réalisation des différentes tâches et activités de la manière la plus simple possible.
L’un des points positifs du travail à la maison est que vous découvrez très rapidement quels types de réunions auraient aussi bien pu se faire par téléphone, ou encore mieux, se régler par courriel. Certaines réunions sont essentielles, mais plusieurs sont inutiles. En fait, de nombreux chercheurs se sont penchés sur l’amélioration des réunions et conférences téléphoniques pour qu’elles soient plus productives.
La première étape est de se demander si vous en avez réellement besoin. Lorsque les gens travaillent à la maison, il est plus difficile d’organiser une réunion; par conséquent, la plupart des réunions inutiles sont converties en appels. La solution la plus simple est d’essayer de résoudre le problème sans réunion ni appel. Si une réunion est nécessaire, établissez un programme clair, limitez le nombre de participants, assurez-vous que chacun d’entre eux ait un rôle précis à jouer et fixez une limite de temps stricte. Pour obtenir d’autres astuces, découvrez les conseils de Steven Rogelberg, auteur du livre « The Surprising Science of Meetings ».
Si les employés travaillent à la maison, assument-ils le coût de leur propre bureau? Seront-ils responsables de leur ordinateur personnel, du téléphone, des données, des applications de productivité, du papier et autres fournitures de bureau? Il est important de déterminer dès le départ les dépenses couvertes par l’entreprise et de s’assurer que chacun soit au fait de la politique.
L’aspect le plus important d’une politique de télétravail est la façon dont les attentes sont fixées. Non seulement les employés doivent-ils savoir ce qui est attendu d’eux et des échéances, mais la politique doit aussi prévoir la manière dont les cadres communiqueront, le délai à prévoir avant d’obtenir une réponse à ses questions, ce qui se passe dans l’entreprise en général, les plans à court et à long termes, et de quelle manière ils s’inscrivent dans le contexte général. Encore une fois, il n’y a pas de modèle unique. L’important est qu’une politique soit mise en place et que les gens ne soient pas laissés au dépourvu sans orientation claire.
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