Bien des entreprises aspirent à l’agilité et s’affairent à mettre en place un environnement de travail flexible. À cette fin, une nouvelle solution VoIP est parfaitement logique. Si vous voulez remplacer votre ancien système téléphonique par un tout nouveau système VoIP, voici neuf questions à poser à votre fournisseur de services potentiel.
Au moment d’acquérir un système VoIP, l’entreprise a le choix entre acheter et exploiter son propre équipement téléphonique ou mettre à profit le système PBX de son fournisseur au moyen d’une solution infonuagique hébergée.
Les deux options offrent des avantages intéressants. Toutefois, la principale différence réside en l’exploitation de son propre équipement, laquelle offre un plus grand contrôle, mais peut s’avérer complexe à mettre à niveau. À l’opposé, une solution infonuagique hébergée procure un contrôle moindre puisqu’elle est gérée par le fournisseur VoIP. Cela dit, ce même fournisseur s’occupe de mettre à niveau rapidement la solution et d’apporter les changements nécessaires sans effort. De plus, une solution hébergée n’est pas rattachée à un endroit, alors vous pouvez aisément déplacer des bureaux et prendre de l’expansion, tout en assurant la continuité des services en cas de sinistre.
Truc techno : Un PBX est l’équipement qui achemine les appels et traite les appels à votre bureau. Le PBX hébergé est la version infonuagique de cet appareil. Un IPBX vous permet d’utiliser la Jonction SIP.
Commencez par examiner les modalités du contrat conclu avec votre fournisseur actuel. Quels sont les frais d’annulation, la durée du contrat et les politiques d’annulation? Serez-vous autorisé à transférer vos numéros? Il vous faudra faire quelques calculs et prendre en compte les avantages et inconvénients. Toutefois, gardez ceci à l’esprit : bien des entreprises se sentent obligées de rester avec un fournisseur insatisfaisant, car elles n’ont pas la confiance nécessaire pour annuler leur contrat.
S’il survient une panne de service, comment serez-vous avisé? Où pouvez-vous trouver l’information valide sur la portée et l’étendue de telles interruptions? Existe-t-il plusieurs manières d’obtenir de l’information à jour? Un processus clair a-t-il été mis en place pour acheminer les problèmes au palier supérieur ou existe-t-il une sorte de système de tickets pour résoudre les problèmes techniques?
Vous devez vous attendre à ce que des problèmes techniques puissent survenir. C’est pourquoi il est important de s’informer sur la façon dont la situation sera réglée. Idéalement, votre fournisseur potentiel aura des études de cas à vous présenter et pourrait même vous mettre en relation avec des clients actuels.
L’évolutivité et l’agilité sont des avantages importants des solutions VoIP. Combien de temps faudra-t-il au fournisseur potentiel pour exécuter des changements et des mises à jour ou simplement ajouter d’autres sièges?
Grâce à la technologie de Jonction SIP, les options abordables en matière de lignes et de canaux en rafale peuvent réduire vos factures de téléphonie jusqu’à 60 % selon votre ancien système téléphonique. La Jonction SIP offre la flexibilité nécessaire pour vous préparer aux pointes et aux creux saisonniers en matière de volume d’appels.
En somme, un fournisseur potentiel peut examiner votre installation actuelle et l’utiliser comme modèle. En extrapolant votre croissance anticipée, on obtient la qualité de lignes dont vous devriez avoir besoin pour concevoir le devis.
Les politiques de télétravail sont un aspect important que toutes les entreprises doivent prendre en compte. Que votre entreprise soit à cent pour cent à distance, que vous ayez un effectif considérablement mobile ou un système hybride permettant aux employés de travailler au bureau comme à la maison en conservant le même numéro de téléphone, le PBX hébergé offre des solutions ultra-puissantes. Renseignez-vous sur des fonctionnalités comme le routage avancé des appels, la sonnerie simultanée, les groupes de recherche, etc. Bon nombre de fournisseurs VoIP offrent les communications unifiées transparentes, qui aident les équipes à rester en contact au moyen des appels, des messages vocaux, de la messagerie instantanée et bien d’autres.
Dressez une liste de ce qu’il faut à votre entreprise pour assurer la productivité. Elle pourrait comprendre la vidéoconférence, le transfert d’appels, un tableau de bord, des rapports, la gestion, le suivi, l’intégration d’un logiciel de gestion des relations avec la clientèle… vous comprenez le principe. Déterminez vos besoins et vérifiez si le fournisseur potentiel peut vous offrir ce dont vous avez besoin. Assurez-vous de profiter pleinement des avantages que le VoIP peut vous offrir en choisissant une solution dotée de fonctionnalités qui soutiennent pleinement les besoins de votre entreprise. N’oubliez pas de demander au fournisseur quelles sont les fonctionnalités incluses dans chaque forfait et si des services peuvent être ajoutés à la carte.
Le passage à un nouveau système téléphonique peut sembler particulièrement compliqué. C’est probablement pourquoi tant d’entreprises se résignent à conserver des systèmes médiocres. Toutefois, un bon fournisseur aura des milliers de déploiements à son actif et saura les mener à bien. Découvrez comment le fournisseur réalise les déploiements, ce qu’il recommande et dans quelle mesure il collaborera avec vous pour planifier l’installation. Est-ce qu’il fera une analyse du réseau? Offre-t-il l’évaluation des médias en temps réel, laquelle déterminera si votre réseau actuel peut supporter un volume plus élevé de vidéoconférences, d’appels vocaux et de réunions à distance? Propose-t-il des ateliers pour favoriser l’adoption? Qu’en est-il de la formation des administrateurs? Vous savez que le déploiement d’un nouveau système repose fortement sur la formation et l’intérêt des employés, alors il est important de trouver un partenaire qui aidera vos employés à se familiariser avec le nouveau système.
Le bon fournisseur s’informera sur vos objectifs opérationnels et de productivité. Les meilleurs d’entre eux comprendront les problèmes inhérents à votre industrie. En parlant de l’avenir de votre entreprise, vous aurez une meilleure idée de la manière dont il soutiendra votre croissance. Un centre d’appels en nuage se profile peut-être à votre horizon. Peut-être aurez-vous besoin d’utiliser un centre de données. Dans l’idéal, vous voulez un fournisseur VoIP qui grandira avec vous, et pas un autre fournisseur qui sera pris de court par votre expansion et dont le plan ne pourra suffire à la demande.
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