Bien des gens se débrouillent tant bien que mal dans ce nouveau monde de vidéoconférences régulières, et c’est correct. Mais si vous voulez parfaire vos compétences en vidéoconférence, essayez ces quelques conseils.
De nombreuses célébrités se filment devant des bibliothèques, et vous pouvez le faire vous aussi. Tout endroit ayant l’apparence d’un bureau personnel convient également. Assurez-vous simplement de ne pas faire votre vidéoconférence devant un tableau de liège sur lequel vous avez épinglé des documents confidentiels qui se trouveraient ainsi à la vue de tous.
Gardez en tête que certaines plateformes comme Microsoft Teams vous permettent d’utiliser une image d’arrière-plan, ce qui est un choix sûr. Cette option est aussi offerte aux utilisateurs de la solution de PBX hébergé offerte par ThinkTel et dotée de fonctions de collaboration.
Vous devriez éteindre ou mettre en sourdine les appareils qui peuvent émettre des sons. Mettez votre cellulaire en mode silencieux et assurez-vous que les autres applications sur votre ordinateur ne feront pas de bruit. Avisez les personnes présentes à la maison de ne pas vous déranger. Pensez aussi à installer vos animaux de compagnie à un endroit où ils ne seront pas trop bruyants. Si cela veut dire de les installer sur vos genoux, là où vous pourrez les flatter, c’est qu’ils ont compris comment manipuler le système à leur avantage.
Est-ce que ça veut dire qu’il faut porter des pantalons? Non, mais si vous devez vous lever en raison d’un imprévu et que l’ensemble des participants vous voient en sous-vêtements, vous vous rejouerez sans doute la scène en boucle dans votre tête avant de vous endormir au cours des mois et années qui suivront.
Lorsque vous ne parlez pas, désactivez le microphone. Vous ne savez jamais quels sons pourraient être amplifiés.
Pour une meilleure performance (et vous éviter des distractions), fermez les autres applications avant le début de la vidéoconférence. Les applications actives laisseront moins d’espace à l’unité centrale et risquent ainsi de nuire au bon fonctionnement de votre plateforme de vidéoconférence.
Le partage d’écran est une pratique courante en vidéoconférence. Une autre bonne raison de fermer les autres fenêtres est d’éviter que les participants voient du contenu potentiellement embarrassant ou privé, qu’il soit de nature personnelle ou confidentielle. Si vous avez des notes à prendre pendant l’appel, vous pouvez les noter dans votre téléphone ou les rédiger à la main.
Est-ce que les pilotes de vos périphériques sont installés et à jour? Comment est le son de votre micro? Est-ce que les écouteurs fonctionnent correctement? Avant de faire un appel, testez le tout. La plupart des logiciels de vidéoconférence permettent de faire un appel test. Qui plus est, il est toujours bon de connaître la technologie avant de l’utiliser. Il n’y a rien de plus ennuyeux que de passer les dix premières minutes d’une réunion à attendre que les participants mettent au point leur technologie.
Si vous regardez les visages à l’écran, vous donnerez l’impression de regarder vers le bas — parce que ce sera le cas. Pour avoir l’air de regarder les gens dans les yeux, dirigez plutôt votre regard vers la caméra.
Les outils de collaboration vous offrent une foule de fonctions utiles, alors avant de commencer un appel, prenez le temps de toutes les essayer. La plupart des logiciels permettent de partager votre écran pour présenter des documents ou un diaporama, alors pensez à mettre ces outils à profit. Vous pouvez aussi choisir un coanimateur pour l’appel afin que l’un d’entre vous puisse contrôler l’écran pendant que l’autre fait la présentation.
L’étiquette des vidéoconférences n’est pas bien différente de celle des réunions en personne. Soyez attentif, écoutez activement, soyez respectueux — les leçons apprises à la maternelle restent d’actualité… sauf que vous n’avez pas besoin de lever la main pour parler, ni d’apporter des collations à partager. En fait, mieux vaut attendre la fin de la réunion pour manger.
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