Maintenant que nous sommes nombreux à travailler à la maison, nous avons besoin que notre système téléphonique en fasse plus. Les discussions en face à face dans la salle de pause sont du passé. Les réunions autour d’une table de conférence sont reportées. Il n’est plus possible de taper sur l’épaule d’un collègue pour lui demander son avis sur un document. C’est pourquoi les systèmes téléphoniques doivent être plus performants en contexte de télétravail. Ils ne doivent pas uniquement servir à faire des appels, ils doivent maintenant remplacer tous les autres modes de communication devenus inaccessibles.
Cela étant dit, plusieurs systèmes téléphoniques d’entreprise n’ont pas été à la hauteur des défis que l’année 2020 leur a lancés. C’est pourquoi tant de travailleurs intellectuels et d’entreprises ont adopté les technologies comme Microsoft Teams et Zoom. Pour les employés en télétravail, un bon système téléphonique d’entreprise doit offrir la vidéoconférence. Il doit permettre le clavardage, la messagerie instantanée, le partage d’écran, le tableau blanc et la collaboration sur des documents. Un système moderne n’est pas qu’un simple système téléphonique, il s’agit d’un outil de communication tout-en-un.
Les anciennes plateformes de conférence audio et vidéo étaient peu conviviales. Rappelez-vous du BIPPPPP qui retentissait chaque fois qu’un participant se joignait à la réunion ou quittait l’appel? Pire encore, la voix robotisée qui interrompait la réunion pour annoncer d’une voix perçante que « JULIE A REJOINT LA RÉUNION »?
Les nouvelles fonctionnalités de vidéoconférence améliorées comprennent le clavardage en direct pour les conversations informelles ainsi que la fonction « lever la main » pour éviter d’interrompre les autres. Malgré tout, la fonction que nous utilisons sans doute le plus souvent est le partage d’écran, car il permet de montrer aux autres de quoi on parle en un simple clic. C’est l’une des choses qui rend si pratique l’intégration de Microsoft Office 365 aux appels Microsoft Teams, deux outils distincts qui ne font plus qu’un.
Quand on est sur la même page que quelqu’un, cette page est souvent celle du calendrier. Il peut être vraiment pénible d’essayer de trouver un moment où tout le monde sera libre pour prendre part à une réunion. Ajoutez les fuseaux horaires, et cette tâche devient particulièrement complexe. La vie est tellement plus simple quand on peut envoyer une invitation qui contient tous les détails de la réunion, dont un lien vers la vidéoconférence.
« Salut, je peux t’interrompre une minute? »
Si vous n’avez pas une minute (ou une heure, un jour, etc.), les plateformes de communications unifiées modernes vous permettent de régler votre statut à « Ne pas déranger ». De cette façon, vous évitez les interruptions quand vous devez accorder toute votre attention à un projet important. D’un autre côté, vous avez aussi l’assurance de ne pas déranger vos collègues en consultant leur statut avant de leur parler.
Certaines réunions n’ont pas lieu d’être, certains appels sont de trop et certaines choses sont trop futiles, même pour un courriel. C’est pourquoi le clavardage existe et doit faire partie de toute bonne plateforme de communication d’entreprise.
Composer un numéro pour écouter ses messages vocaux est tellement 2005. La messagerie vocale moderne offre la messagerie vocale visuelle, les messages vocaux par courriel et le transfert de messages. Si vous le voulez, vous pouvez recevoir par courriel la transcription de vos messages vocaux, avec le fichier sonore en pièce jointe. Ou si vous recevez un message auquel vous n’êtes pas en mesure de répondre à l’instant, vous devriez pouvoir le transférer à un collègue afin de rediriger toute votre attention sur un projet en cours. En somme, la messagerie vocale devrait vous offrir choix et flexibilité.
Vous ne voulez pas manquer d’appels, mais vous n’êtes pas toujours au même endroit? Dans ce cas, programmez votre ligne pour que les appels soient dirigés simultanément à différents endroits ou dans une séquence précise pour éviter que l’appel atterrisse directement sur la boîte vocale. Vous évitez ainsi de rater des appels et des possibilités d’affaires par la même occasion. Les employés à la maison ou à distance ne sont plus limités à un seul endroit où recevoir des appels, ce qui favorise leur efficacité et leur productivité où qu’ils soient.
C’est ce que doit être un système téléphonique d’entreprise : un outil qui vous favorise votre productivité, partout et n’importe où.
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