Grâce aux communications unifiées, il est maintenant ultrasimple de planifier une réunion vidéo et d’y participer. Vous pouvez ajouter le lien d’une vidéoconférence à votre calendrier en un seul clic, vérifier le statut de présence d’un collègue avant de l’appeler, recevoir vos messages vocaux par courriel, etc. Cela dit, toute la technologie du monde ne parvient pas toujours à contrer l’erreur humaine, les mauvaises habitudes ou, tout simplement, la malchance.
Ce type de réunion est parfois propice à quelques problèmes. Certains se règlent par une bonne planification, et se montrer prévoyant aide à en régler d’autres. Quelle que soit la manière dont on les aborde, le mieux est d’avoir un peu d’empathie pour la personne qui éprouve de tels problèmes.
Quand une personne est en retard, c’est comme si elle vous disait que son temps est plus précieux que le vôtre. C’est particulièrement fâchant. En plus, lorsqu’une réunion est retardée, elle risque d’être plus courte que prévu et ne pas vous donner l’occasion d’atteindre les objectifs fixés. Pire encore, si vous êtes à l’heure, vous êtes pris à attendre dans une salle d’attente virtuelle avec une personne que vous ne connaissez sans doute pas très bien, avec qui vous tentez tant bien que mal d’entretenir une conversation légère.
Votre microphone ne fonctionne plus parce que vous devez télécharger un nouveau pilote et que vous ne le constatez que maintenant. Le globe de votre luminaire brûle et votre bureau à domicile est plongé dans une grande noirceur. Attendez, Windows 10 doit être mis à jour précisément à cet instant et il vous faut patienter un long quarante-cinq minutes…
À présent, la plupart des gens le savent et ce n’est rien de plus qu’un simple oubli, mais oublier de désactiver son micro quand on ne parle pas ou de l’activer quand on veut prendre parole est l’erreur la plus souvent commise dans les réunions virtuelles. Ce n’est même pas d’entendre parler qui est le plus dérangeant. C’est le bruit du clavier, de quelqu’un qui boit son café à grand bruit ou qui se coupe les ongles… dégueu.
Certaines personnes se sentent submergées pendant une vidéoconférence. Il y a tant à regarder, tant de personnes qui peuvent vous voir et bien trop de stimulations. Ce phénomène psychologique est bien réel et, heureusement, il existe des solutions. Vous pouvez notamment suggérer un appel téléphonique, coller un Post-It sur votre visage à l’écran, noter ce que vous voulez dire ou griffonner.
Les réunions vidéo sont formidables, mais elles peuvent aussi être épuisantes. C’est particulièrement le cas quand il faut traiter avec une bonne dizaine de participants. La réunion aurait-elle pu être remplacée par un courriel? Ou se tenir en plus petit groupe? C’est le genre de pensées qui nous traversent l’esprit quand on assiste à une réunion où il y a bien trop de participants pour être productive.
Quelques interruptions, ça passe. Le chat se pointe le bout du museau? Riez-en un peu et passez à autre chose. Mais les interruptions de collègues peuvent être dérangeantes, surtout quand votre statut indique clairement que vous êtes « Occupé ».
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