Le PBX hébergé est la solution de communications unifiées la plus attrayante pour les entreprises qui comptent de multiples sites. En plus d’être une solution facile à gérer et à déployer, le PBX hébergé améliore la productivité.
Nous avons préparé une série de questions qui vous aideront à y voir plus clair parmi un éventail de fournisseurs. Dressez votre liste et comparez-la à la nôtre pour bien évaluer vos options.
Le fournisseur potentiel offre-t-il des fonctions de collaboration comme la conférence audio, le partage de documents et le partage d’écran? Quels outils facilitent le télétravail? Aurez-vous accès aux fonctions de base comme la sonnerie simultanée, les groupes de recherche ou la messagerie vocale par courriel (messagerie visuelle)? Les applications sont-elles adaptées aux téléphones intelligents? Si la réponse à cette dernière question est « non », c’est plutôt mal parti. Il est essentiel que les employés puissent se connecter facilement lorsqu’ils sont à l’extérieur du bureau.
Avant de partir à la recherche d’un fournisseur de service PBX hébergé, dressez une liste de vos incontournables. De cette façon, vous éliminerez d’emblée plusieurs candidats. Il est aussi important de penser aux fonctionnalités dont vous pourriez avoir besoin dans l’avenir, à mesure que votre entreprise prendra de l’expansion, surtout si vous avez l’intention de permettre aux employées de travailler à domicile ou d’ajouter d’autres succursales. L’évolutivité et le télétravail sont deux aspects à ne surtout pas négliger.
Le fournisseur potentiel peut-il évaluer vos appareils téléphoniques existants? Cette question est importante. L’évaluation de vos combinés actuels pour vous éviter les coûts associés à l’achat de nouveaux appareils est le signe d’un fournisseur compétent.
Voici quelques questions semblables, mais tout aussi importantes : le fournisseur peut-il travailler avec vous pour mettre à profit les téléphones de style analogique déjà installés dans vos succursales ou bureaux à distance? Les systèmes téléphoniques traditionnels ne doivent pas forcément être mis de côté. En fait, ces systèmes et appareils peuvent être pris en charge lorsqu’ils sont connectés à un système hébergé qui utilise le protocole VoIP. Le fournisseur peut-il vous mentionner quelques clients en référence où ils ont déployé une architecture hybride? De plus, quelles fonctions du PBX hébergé seront fonctionnelles dans les bureaux qui conserveront l’équipement analogique traditionnel?
Demandez au fournisseur si vous aurez accès à un portail en ligne pour modifier ou ajouter des services vous-même. Si vous êtes propriétaire d’une entreprise en démarrage et prévoyez une forte croissance ou que vos affaires sont plutôt saisonnières, la capacité à modifier vos services est de la plus haute importance. Devez-vous soumettre un ticket pour apporter des changements? Si c’est le cas, combien de temps vous faudra-t-il attendre, des minutes ou des jours?
En ce qui concerne l’échelonnabilité, le fournisseur vous accorde-t-il la flexibilité nécessaire pour ajouter la capacité voulue quand vous en avez besoin? Recevrez-vous un rabais proportionnel au volume au fil de votre croissance?
Assurez-vous de vérifier les antécédents de votre fournisseur. Depuis combien d’années est-il en affaires au Canada? Pouvez-vous avoir l’assurance qu’il est là pour durer? Le fournisseur a-t-il une liste de témoignages, d’histoires de réussite ou de références clients? Ces renseignements sont précieux. Discuter avec d’autres entreprises qui ont fait appel à ce fournisseur vous donnera un aperçu honnête et impartial de leur expérience.
Voici une réalité dont il est important de tenir compte : des fusions et acquisitions ont constamment lieu dans le secteur des télécommunications. Il y a aussi des fournisseurs qui se lancent en affaires avec des ressources limitées et qui font rapidement faillite. Il est important de repérer les fournisseurs qui ne seront qu’un feu de paille ainsi que les cibles d’acquisition.
L’équipe de soutien est-elle située au Canada? Est-elle à l’étranger? Où qu’elle soit, dans quel fuseau horaire se trouve-t-elle? Est-ce que l’équipe peut répondre aux requêtes de soutien tant en français qu’en anglais?
Le soutien est-il accessible en tout temps? Dans le cas contraire, c’est un gros problème. Vous pourriez devoir fournir des solutions qui exigent de respecter des ENS strictes auprès de vos clients. Comment pouvez-vous fournir un service de qualité si votre propre fournisseur n’est pas disponible 24 heures sur 24, 7 jours sur 7? Pouvez-vous consulter leur procédure pour la transmission des problèmes au niveau supérieur?
Un gestionnaire de compte vous sera-t-il assigné? La réponse doit être « oui ». Il est important que le fournisseur veille à ce qu’une personne désignée s’occupe de la bonne gestion de votre compte.
Quelle est la stratégie de vente? Est-ce que le fournisseur cherche à établir une stratégie à long terme qui s’alignera sur la croissance de votre entreprise ou plutôt à vous fournir une soumission rapide pour vous faire signer le contrat le plus tôt possible?
Un fournisseur de deuxième ou troisième niveau n’aura pas nécessairement sa propre empreinte dans votre région. Soulignons qu’au Canada, la plupart des scénarios vous permettent de conserver vos numéros de téléphone quand vous changez de fournisseur. Il est donc très important de ne pas annuler votre service avant d’avoir transféré vos services chez votre nouveau fournisseur. Précisez-lui quels numéros vous voulez conserver et transférer. Il est bon d’aborder les frais de transfert dans toute discussion avec un fournisseur potentiel.
Les fournisseurs dignes de ce nom prendront en charge le transfert de vos numéros locaux. Renseignez-vous sur leur processus. Le tout devrait se faire sans interruption de service.
Quels sont les frais cachés? Quels sont les services couverts par les frais mensuels de la soumission initiale? Aurez-vous à payer des frais de conformité et d’administration en supplément? Ou des frais que certains fournisseurs nomment des « frais de récupération » pour la gestion du compte? Ces frais figurent-ils sur la soumission ou devez-vous en tenir compte séparément?
Au moment de comparer les fournisseurs potentiels, vérifiez les coûts d’installation. Les frais mensuels par utilisateur peuvent sembler peu élevés si l’on ne tient pas compte de ces frais.
Combien d’appareils analogiques utiliserez-vous? Le coût mensuel pourrait s’en trouver changé. Pensez à demander une vérification détaillée sur place.
Gardez en tête que les exceptions peuvent s’avérer coûteuses, notamment les tarifs d’appels internationaux. Les frais de raccordement, les frais à la minute et les frais de service s’additionnent rapidement.
Il est important d’évaluer sérieusement l’état du réseau et de choisir un fournisseur qui vous aidera à déterminer la capacité nécessaire pour supporter l’augmentation potentielle de l’utilisation. N’oubliez pas qu’une hausse de l’utilisation est à prévoir dans une certaine mesure. Les applications sont de plus en plus nombreuses à utiliser l’informatique en nuage pour exécuter leurs fonctions, ce qui consomme plus de bande passante.
Bien sûr, vous devriez évaluer le nombre d’utilisateurs que vous pensez embaucher dans la prochaine année. Plus vous aurez d’utilisateurs, plus vous consommerez de bande passante.
Votre connexion Internet pourrait devoir être grandement optimisée pour gérer la charge supplémentaire associée aux appels vidéo. Avez-vous envisagé une évaluation des médias pour déterminer la capacité de votre réseau?
À quoi ressemble un service PBX hébergé entièrement géré? Vous pouvez le comparer à un service par contournement où votre connexion Internet existante est mise à profit. Si l’un ou l’autre de ces éléments n’est pas adapté pour supporter la charge supplémentaire qu’imposera un système PBX en nuage, vous pourriez avoir besoin d’équipement supplémentaire.
La qualité de service est-elle couverte par le service? Un fournisseur de choix devrait inclure le soutien à distance. Il devrait aussi suggérer que le trafic de voix soit priorisé sur une connexion IP par la mise en forme du trafic pour veiller à ce que la qualité des appels soit optimale. La voix est importante en affaires. Demandez une soumission pour une connexion dédiée, privée et entièrement gérée avec un commutateur d’alimentation par Ethernet que le fournisseur contrôlera de bout en bout afin d’assurer la qualité des appels.
Enfin, à quelle vitesse le fournisseur peut-il mettre à jour votre système téléphonique? En quoi vous aidera-t-il à maintenir les coûts initiaux au plus bas et à avoir plus de temps à consacrer à votre entreprise? Le choix de la bonne technologie vous aidera à atteindre vos objectifs.
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