Feuille de route pour les communications unifiées dans les municipalités canadiennes

Pour rester au fait des tendances, l’équipe des TI du district de Mission, en Colombie-Britannique, assiste généralement au congrès de l’​Association des systèmes d’information municipale (ASIM). Cet événement donne l’occasion aux municipalités de la province d’échanger des idées et de découvrir des manières novatrices d’assurer la prestation des services et d’approvisionner les services de TI plus efficacement. À l’un de ces congrès, l’équipe du district de Mission a découvert que Langford, une ville jumelle ayant une population de taille semblable, utilisait la Jonction SIP de ThinkTel pour réduire ses coûts, améliorer ses services, assurer la continuité de ses activités et bénéficier d’un plan de reprise après sinistre.

Les municipalités ont besoin de solutions de communication fiables pour mobiliser le personnel et soutenir les résidents, organismes et entreprises locales. Leur mission est de taille. Elles doivent répondre aux besoins en TI de différents secteurs : installations sportives, parcs, centres de loisir, sécurité (notamment la police et les pompiers), entretien des routes, gestion des déchets, permis de construction, etc. Les municipalités ont aussi leurs propres besoins en matière de communication directe, notamment pour tenir les résidents informés en cas d’alerte météorologique et faire connaître des activités ou programmes d’envergure.

Bien entendu, le portrait des administrations locales est très diversifié au pays. Vous pourriez diriger un district ou un village éloigné qui ne ressemble en rien à une ville moyenne. Nous savons que la taille, les ressources disponibles et les services offerts peuvent varier grandement d’une administration locale à une autre. Quels sont vos besoins technologiques particuliers? Existe-t-il un fossé numérique dans votre région? Votre équipement comporte-t-il de nombreux systèmes téléphoniques traditionnels? L’adoption d’une solution de communication moderne semble être une lourde tâche? Voici une bonne nouvelle : une bonne feuille de route pour les communications unifiées vous aidera à résoudre tous ces problèmes.

Que veut-on dire par communications unifiées et que comprend une bonne solution?

Les communications unifiées ne désignent pas nécessairement une seule technologie, mais un ensemble d’outils qui fournissent une interface d’utilisation unifiée et adaptée à de multiples appareils et médias.

Au sens le plus large, les communications unifiées pourraient englober toutes les formes de communications technologiques. Par exemple, la messagerie instantanée ou unifiée, le contrôle d’appels, les communications multimodales, le statut de présence en ligne (occupé, disponible, ne pas déranger, etc.), les calendriers intégrés, les réunions ou conférences en un clic (audio, Web et vidéo), les outils de collaboration comme le partage d’écran, de documents ou même d’un tableau blanc en équipe, la connexion sur appareils mobiles par des applis de communications unifiées et, dans le meilleur des cas, l’intégration complète des processus métier. Prenez tous ces modes de communication et utilisez-les dans une seule interface d’utilisation uniforme et adaptée à tous les appareils. Voilà ce qu’on entend par communications unifiées.

Les communications unifiées en tant que service : le choix logique des administrations locales

Personne n’aime manquer des appels. Les systèmes de téléphonie en nuage les plus récents offrent des douzaines de fonctionnalités qui simplifient la connexion. Les employés doivent pouvoir accéder à leur mode de communication où que leur travail les mène.

Pensez-vous que tous les employés des villes, villages et districts restent assis à leur bureau toute la journée? Détrompez-vous. L’année 2020 a changé la donne dans toutes les villes qui n’avaient toujours pas adopté le VoIP avant la pandémie.

Pour favoriser l’essor des collectivités, il faut que les employés sur le terrain et sur la route puissent communiquer en toute facilité. Les rencontres avec les citoyens, le travail extérieur et les activités et programmes communautaires sont au cœur du travail municipal. Les communications unifiées en tant que service (UCaaS) assurent la connectivité à distance.

Si le budget est particulièrement serré, le passage à une solution de communications unifiées pourrait être la solution. Malheureusement, les municipalités utilisent du vieil équipement par crainte de payer cher l’amélioration de leurs services. Ces peurs sont infondées. Au contraire, les communications unifiées leur réservent d’importantes économies, sans compter que l’équipement traditionnel est coûteux à réparer.

Les municipalités canadiennes sont nombreuses à choisir le VoIP. Le protocole VoIP de haut calibre incite ces villes à adopter la Jonction SIP pour délaisser le service analogique avec accès PRI bien plus coûteux et assorti de lourds besoins en maintenance. La réduction du nombre de fournisseurs favorise aussi les économies. La Jonction SIP de ThinkTel permet au district de Mission de payer uniquement pour sa capacité moyenne. Lors des journées et saisons occupées, le district a toujours accès à la capacité supplémentaire requise grâce aux canaux en rafale.

En somme, le district de Mission a réduit ses dépenses mensuelles de 49 %, lesquelles ont chuté de 8 530 $ à 4 400 $ par mois.

Dans un plan de communications unifiées en tant que service (UCaaS), il est incroyablement facile d’ajouter et de changer des services. Si les organismes locaux trouvent le regroupement des sites ou les déménagements organisationnels à leur programme, un système UCaaS leur fera économiser temps, travail et argent, ce qui est aussi vrai pour les villes en expansion.

L’évolutivité est abordable puisque les nouvelles lignes peuvent être ajoutées en un simple clic au lieu d’une installation traditionnelle.

Le passage d’un système PBX traditionnel et dépassé à une solution UCaaS moderne donne aux employés municipaux les fonctionnalités dont ils ont besoin pour s’adapter à un environnement de télétravail. Cette solution facilite non seulement les communications entre employées, mais aussi avec les citoyens.

Les employés municipaux interagissent plus facilement les uns avec les autres grâce au statut de présence, à la transmission des messages vocaux par courriel et à la boîte de réception unique pour les courriels, télécopies et messages vocaux. Un riche éventail d’outils va de pair avec des communications simplifiées et un accès élargi aux appareils mobiles, ordinateurs de bureau, téléphones ou téléphones logiciels.

Quand un désastre frappe, le rétablissement des systèmes de communication traditionnels sur place peut prendre des semaines, voire des mois. Que l’incident soit causé par l’humain ou dame nature, les outils numériques permettent de gérer rapidement la reprise après sinistre. La continuité du service est protégée et assurée par la gestion complète des communications en nuage. Le service peut être rétabli en ligne en quelques heures ou moins et souvent d’un simple clic de souris. La planification de la redondance, y compris la sauvegarde sans fil, limitera encore plus le risque de panne.

Dans le district de Mission, l’équipe des TI se repose sur la Jonction SIP avec une connexion au réseau de données. Le résultat? La municipalité n’est plus à la merci des pannes de courant locales. Les jonctions peuvent rediriger les appels et demeurer fonctionnelles. Selon le gestionnaire des TI de Mission, Chris Knowles, « le passage d’un accès PRI à la Jonction SIP a assurément amélioré la fiabilité du service et la continuité des activités. La géoredondance renforce l’agilité du service pour mieux résister aux sinistres. »

Les organismes gouvernementaux sont complexes de nature, et le changement ne s’opère pas toujours rapidement. L’implémentation d’un système infonuagique est rapide et facile, mais aussi flexible. Les migrations peuvent être graduelles. Les déploiements organisationnels peuvent ainsi avoir lieu après des tests et intégrations individuelles. Les systèmes infonuagiques peuvent être déployés dans un environnement hybride pour n’importe quelle durée établie.

Le choix d’un déploiement hybride (qui mélange l’équipement traditionnel à la Jonction SIP) a aidé certaines villes à avoir la souplesse nécessaire pour planifier une implémentation lente ou rapide, en fonction de leurs besoins et de leur budget. Elles peuvent choisir de retirer progressivement l’équipement traditionnel à un moment ultérieur dans leur approche par étapes. Il n’y a aucune indisponibilité des services essentiels pendant le déploiement d’une solution UCaaS typique.

Choisir les communications unifiées en tant que service

De nos jours, les administrateurs de chaque communauté veulent interagir facilement avec leurs citoyens. Les communications en sont la pierre angulaire. C’est aussi là où commence l’expérience d’une ville intelligente – et cette intelligence n’est pas réservée aux grands centres urbains.

Demandez-nous comment nous pouvons adapter nos solutions de téléphonie pour répondre aux besoins particuliers de votre municipalité. Qu’il s’agisse d’un village, d’un district ou d’une ville, nous pouvons vous doter d’un système téléphonique intelligent en maintenant le coût initial au plus bas. Vous aurez aussi plus de temps à accorder à vos citoyens, puisque vos objectifs communautaires seront soutenus par la bonne technologie de communication.