Le défi

Vivonet avait surpassé les capacités de son infrastructure de TI. L’entreprise connaissant une vive croissance, la solution en place a rapidement failli à répondre à la demande. En plus de serveurs locaux exécutant Exchange 2010 et Office 2007, le système PBX désuet ne parvenait plus à suffire à la demande en hausse du centre d’appels. Confronté à des coûts s’élevant à plus de 100 000 $ pour remplacer ses serveurs, sans compter les licences inutilisées et les besoins grandissants en gestion des TI, Vivonet a tranché pour une transformation numérique de son entreprise.

« On voulait une plateforme de communications unifiées qui réunirait nos employés à distance et le personnel sur place pour les aider à collaborer plus efficacement. On voulait faire tout ce que font les grandes entreprises, mais avec un petit budget. »

Shafique Adatia, chef d’équipe des TI

Problème de service

La migration a commencé par une transition réussie (en grande partie) à Office 365. Les employés ont rapidement adopté les applications modernes de productivité, sauf Skype Entreprise. Skype ne fonctionnait pas. Des problèmes audio les ont empêchés d’utiliser cet outil de conférence indispensable. Les centres d’appels avaient besoin d’accéder à Skype pour traiter les ventes et fournir du soutien, mais pour une raison inexpliquée, l’application la plus cruciale de la suite était inutilisable.
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« On voyait tous les avantages d’une plateforme unifiée et d’une suite d’outils de productivité et de communication conçus pour faciliter la collaboration. Mais notre plateforme Skype fonctionnait mal, ce qui nous a un peu fait perdre confiance en Office 365. L’équipe de nos centres d’appels doit avoir accès à des outils toujours fonctionnels pour fournir un bon service. On ne pouvait tolérer aucune autre panne. »

Shafique Adatia, chef d’équipe des TI

ThinkTel entre en scène

L’équipe technique de Vivonet a procédé à une recherche exhaustive pour trouver un nouveau fournisseur de solution infonuagique, analysé les fonctions et le rendement des investissements de cinq plateformes concurrentes à travers pas moins de 285 points de service. Une fois la poussière retombée, une comparaison attentive des coûts a démontré que la plateforme de ThinkTel prédisait un meilleur rendement des investissements.

Conformité

Avec des employés répartis au Canada et aux États-Unis, Vivonet doit respecter la réglementation et les questions liées à la responsabilité en matière de service 911 dans les deux pays. Heureusement, ThinkTel possédait l’expérience et les connaissances nécessaires pour travailler des deux côtés de la frontière. L’équipe a déployé Azure ExpressRoute et fournit l’accès du dernier kilomètre via AgileIC, pour faciliter une connexion dédiée privée entre le réseau de Vivonet et le nuage Microsoft.

Voir, c’est croire

Pour faciliter la transition vers la nouvelle solution, l’équipe de ThinkTel a fourni sans frais un environnement de démonstration en direct et un projet pilote de production pour démontrer la fiabilité et la puissance d’une solution de communications unifiées moderne. Après avoir constaté la solidité du Think365 Connector dans un environnement d’essai pendant un mois, Vivonet a donné le feu vert à une migration vers le nuage.

« Avec ThinkTel, nous avons optimisé la qualité et ajouté de la redondance à notre plateforme Skype Entreprise. On peut maintenant tout surveiller, même notre utilisation, et avoir un contrôle complet de notre système, sans les coûts et les maux de tête qu’auraient entraînés la gestion de l’équipement et les inquiétudes sur la sécurité et la conformité aux lois. »

Shafique Adatia, chef d’équipe des TI

Avantages

• Qualité → L’architecture de la solution fournie par ThinkTel isole le trafic de la voix des autres utilisations Internet pour préserver une qualité d’appel optimale.
• Sécurité → L’introduction d’une authentification à facteurs multiples a grandement amélioré le niveau de sécurité de Vivonet.
• Intégration → Les employés de Vivonet utilisent tous la suite complète d’Office 365, qui favorise une hausse de la collaboration et de meilleures communications à l’interne.
• Économies → Vivonet a évité les coûts initiaux élevés et le paiement de licences inutilisées en optant pour un modèle de paiement à l'utilisation prévisible et évolutif, lui offrant 30 % à 40 % d’économies.
• RI → Vivonet s’est évité les coûts et les tracas liés à l’achat, à la configuration et à la gestion de sa propre infrastructure de TI et de licences superflues.
• Priorités → Vivonet a évité des investissements majeurs en capitaux, des ententes de services inadéquates et les tracas liés à la gestion des TI. L’entreprise peut se consacrer entièrement à ses propres solutions.
• Mise en service → En l’espace de quelques semaines et avec une perturbation minime (voire nulle) des activités de l’entreprise, ThinkTel a réussi à introduire une solution cruciale à la mission.
• Fiabilité → Vivonet peut compter sur une solution Office 365 qui lui offre une garantie de disponibilité de 99,9 % dans le nuage Microsoft canadien.
• Agilité → L’entreprise peut anticiper ses besoins et revoir sa demande de consommation à la hausse ou à la baisse en se fondant sur ses ventes et ses campagnes de marketing.
• Évolutif → Vivonet peut facilement ajouter en complément de nouveaux services infonuagiques pour augmenter la garantie de disponibilité, la qualité d’appel ou la performance.
• Collaboration → Les employés peuvent aujourd’hui travailler de partout et n’importe quand, en profitant de fonctions comme la conavigation et le partage facile de fichiers.

Apprentissages

Pour toute organisation qui peine à gérer son infrastructure de TI et sa suite d’applications, l’expérience de Vivonet permet de tirer quelques leçons utiles :

1. Ne jamais se satisfaire de peu – Vivonet refusait d’accepter une expérience d’utilisation décevante et a donc fait appel à des experts. Leur détermination a mené à une solution fonctionnelle dans leurs 285 points de service.
2. Passer au nuage – En collaborant avec ThinkTel, Vivonet a pu réduire ses coûts de 30 à 40 % et éviter d’investir plus de 100 000 $ en infrastructure.
3. Être conforme aux règles – Il est possible de profiter de la puissance du nuage tout en respectant les exigences réglementaires applicables dans différents territoires.

L’équipe

Pour assurer une planification et un déploiement réussi, ThinkTel a mobilisé des experts dans différentes équipes, de la prévente jusqu’au service après-vente :

• Michael LaMontagne, MVP Microsoft
• Mike McDonaugh, gestion de projet
• Maria Marinovich, gestion de compte
• Paul Vaillant, architecte de communications unifiées
• Mario Stocco, technique de vente

Liens

• Vivonet
• ThinkTel
• À propos de la Jonction SIP

À propos de Vivonet

Fondé en 2000, Vivonet est un important fournisseur de solutions infonuagiques pour l’industrie de l’accueil. En traitant des millions de transactions chaque mois pour des clients à travers le Canada et les États-Unis, les solutions de Vivonet fournissent, aux entreprises du secteur de l’hôtellerie et de la restauration, des données et une perspective qui les aident à optimiser leur potentiel d’affaires et leur performance organisationnelle. Veuillez visiter le www.vivonet.com pour en savoir plus.